AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
2024 YILI UYGULAMA İLKELERİ
(BAP Komisyonu tarafından 25/01/2024 tarih ve 01/02 sayılı karar ile kabul edilmiştir.)
BAP Yönergesinde belirtilen proje türlerinden hangileri için ilana çıkılacağına Komisyon tarafından karar verilir. Projelerin başvuru ve kabul süreci ile projelerin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında aşağıdaki hususlara uyulması gerekmektedir.
(A) BAŞVURU VE DEĞERLENDİRME
A1) Proje başvuruları, proje türlerine göre Komisyon tarafından her yıl belirlenen bir takvim doğrultusunda BAP Otomasyon Sistemi üzerinden yapılır. BAP Otomasyon Sistemine Üniversitemiz e-posta kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapılmaktadır. Proje öneri formu otomasyon üzerinde doldurulduktan sonra “Onayla ve Gönder” butonuna basılarak başvuru D1 durumuna getirilmelidir. Proje öneri formları ıslak imzalı olarak BAPK Birimine teslim edildikten sonra işleme alınacaktır.
A2) BAPK Birimine sunulan tez projesinin başlık ve tüm basamakları ile Enstitü tarafından kabul edilen tez önerisinin başlık ve tüm basamakları uyumlu olmalıdır. Aksi takdirde proje öneri formu işleme alınmaz. Lisansüstü öğrencilerine aynı öğrenim düzeyinde yalnızca 1 (bir) defa tez projesi desteği verilir.
Daha önce herhangi bir şekilde kaydı silinmiş ve öğrenci affı kapsamında kayıt yaptırmış lisansüstü öğrencilerinden daha önce tez projesi desteği verilmemiş öğrenciler için proje başvuru koşullarını sağlamaları halinde tez danışmanı tarafından proje başvurusu yapılabilir. Ancak daha önce tez projesi desteği verilmiş öğrenciler için proje başvurusu yapılamaz.
A3) Bilimsel araştırma projelerinin süresi en az 12, en fazla 36 ay olarak önerilebilir.
A4) Etik kurul kararı gerektiren proje başvurularında etik kurul onay belgesi (etik kurul başvuru belgesi kabul edilmeyecektir) ve başvuru için gerekli olan diğer belgeler eksiksiz olmalıdır. Belgelerden birinin eksik olması durumunda proje başvurusu kabul edilmeyecektir.
A5) Proje öneri formunda yer alan proje ekibinin görev tanımları net yapılmalı ve istenen özgeçmiş bilgileri eksiksiz girilmelidir.
A6) Komisyon tarafından desteklenmesi uygun görülen projenin başlatılabilmesi için Rektör Oluru alınıp projenin D11 durumuna gelmesinden itibaren 1 (bir) ay içinde sözleşme formunun imzalanarak BAPK Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde proje iptal edilir.
A7) Bir araştırmacı tüm proje türlerinde en fazla 8 (sekiz) projede görev alabilir. Tez projeleri hariç, diğer proje türlerinde devam eden bir projesi olan yürütücü aynı türden yeni bir proje başvurusu yapamaz. Her yürütücüye 2023 yılında en fazla 2 (iki) adet lisansüstü tez projesi desteği verilir.
A8) Ara ve/veya sonuç raporlarını zamanında teslim etmemiş yürütücüler hiçbir proje türünde yeni bir başvuru yapamaz.
A9) Şekil ve içerik açısından eksiklik tespit edilen proje başvuruları reddedilir. Daha önce reddedilmiş projeler için yeniden başvuru yapılamaz.
A10) Proje önerisinde herhangi bir yazılım satın alınması talebi varsa, Bilgi İşlem Daire Başkanlığından ilgili yazılımın bulunmadığına dair belge proje öneri formuna eklenmelidir.
(B) PROJELERİN YÜRÜTÜLMESİ
Proje yürütücüsü, projeyi bilimsel, teknik, idari, hukuki ve mali yönlerden Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuata uygun bir şekilde yürütmekten sorumludur. Yürütücü ve diğer proje görevlileri proje ödeneğinin proje amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmaması vb. nedenlerden doğacak her türlü zararı gidermekle yükümlüdür.
B1) Proje başlatıldıktan sonra tüm talepler proje yürütücüsü tarafından yapılmalıdır. Satın alma, avans, yürütücü değişikliği ve personel ekleme-çıkarma talepleri ıslak imzalı olarak BAPK Birimine teslim edildiğinde işlemler başlatılacaktır. Diğer ek taleplerin (ek süre talebi, ek malzeme talebi, ek ödenek talebi, kalemlerarası aktarım talebi vs.) otomasyon sistemi üzerinden yapılması yeterlidir.
B2) Bilimsel araştırma projelerinin süresi en az 12 en fazla 36 ay olabilir. Proje süresi 36 ay olan projeler için ek süre talebi yapılamaz. Lisansüstü tez projeleri için verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri de kapsayacak şekilde uzatılabilir. Normal öğrenim süreleri biten öğrencilerin tez projelerine, ilgili enstitüden ilişikleri kesilinceye kadar proje ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yapılabilmesi için bütçe kullanmamak koşuluyla ek süre verilebilir.
B3) Tez projeleri için sağlanacak mali destekler, lisansüstü eğitim ve öğretim mevzuatında belirlenen normal öğrenim süreleri ile sınırlıdır. Ancak doktora tez projelerinde tez izleme komitesinin onayı ile normal öğrenim süresi bittikten sonra en fazla 6 (altı) aya kadar harcama yapılabilir. Normal öğrenim süresi (mali destek süresi) ve tez izleme komitesinin onayı ile ek süre verilmiş ise bu süreler dolduktan sonra hiçbir şekilde harcama yapılamaz. Bu tarihe kadar da tüm satın alma ve ödeme işlemlerinin tamamlanması (Muhasebe Biriminden ilgili firmaya/kişiye ödemenin yapılmış olması, avans alınmış ise kapatma işleminin yapılmış olması; kongre katılım ücreti ve/veya harcırah ödemelerinde katılım belgesi ibrazı zorunlu olduğundan bu kapsamdaki ödemelerin de mali destek süresi içinde yapılması) gerekmektedir.
B4) Tez projeleri, öğrencinin enstitü ile ilişkisinin kesilmesi durumunda, proje kapsamında hiç harcama yapılmamışsa iptal edilir. Harcama yapılmış ise Komisyon, alınan demirbaşların ilgili birime iade edilmesine; diğer harcamaların geri ödenmesine veya projenin iptaline ya da yürütücünün talep etmesi durumunda üzerinde devam etmekte olan genel amaçlı projesi olup olmadığına bakılmaksızın genel amaçlı proje türüne çevrilmesine karar verebilir.
B5) Tez öneri ve tez proje formundaki ekip aynı olmalıdır.
B6) Projeye personel ekleme ve çıkarma işlemleri ilgililerin ıslak imzalı gerekçeli talepleri ile yapılabilir.
B7) Üniversitemizden ayrılan öğretim elemanları proje yürütücüsü olarak görev yapamaz. Proje yürütücüsü ayrılmadan önce mevcut projesi/projelerine ait sonuç raporunu teslim etmeli ya da mutlaka yürütücü değişikliği talebinde bulunmalıdır. Ayrılan proje yürütücüsü, projede yardımcı araştırmacı olarak kalabilir.
Ayrılan proje yürütücüsüne ait tez projelerinde danışman değişikliğine gidilmesi ve bu değişikliğe bağlı olarak yeni danışmanın mevcut tez projesinin yürütücüsü olması gerekmektedir.
Proje yürütücüsünün ayrılmadan önce projeyi devretmemesi veya sonuç raporunu teslim etmemesi durumunda Yönergenin 24. ve 25. maddelerindeki iptal ve yaptırım hükümleri uygulanır.
(C) HARCAMALAR
C1) Proje harcamaları, projenin BAP Komisyonu tarafından kabulü, Rektör onayı ve sözleşmenin imzalanması sonrasında yapılır. Bu işlemlerden önce yapılan hiçbir harcama (uçak bileti, katılım ücreti dahil) proje bütçesinden karşılanmaz.
Proje kapsamında alınacak mal/hizmet için yürütücü tarafından satın alma talebi yapılmadan ve Birimimiz tarafından ilgili evraklar tamamlanmadan harcama yapılması, fatura kestirilmesi, mal teslim alınması ve faturaların doğrudan BAP Koordinasyon Birimine gönderilmesi halinde bu giderler karşılanmaz.
C2) Projelerde satınalma sürecinin başlayabilmesi için proje yürütücüsü tarafından BAP sisteminden “Yeni Satınalma Talebi” yapılarak “Malzeme İstek Belgesi”nin düzenlenmesi ve imzalı çıktısının BAPK Birimine teslim edilmesi gerekir. Malzeme/hizmet alım talepleri TL cinsinden her harcama kalemi (tüketim, makine ve teçhizat alımı, hizmet alımı vb.) için ayrı ayrı düzenlenir. İhtiyaç halinde, alınacak malzemeye ilişkin özelliklerin belirtildiği (herhangi bir marka belirtilmeden), yürütücü tarafından hazırlanan ve imzalanan “Teknik Şartname” eklenir. Talep sonrası satınalma işlemleri, piyasa fiyat araştırması BAPK Birimi tarafından yapıldıktan sonra tamamlanır. Kamu kuruluşlarından yapılacak alımlarda piyasa fiyat araştırması yapılmadan alım yapılabilir.
C3) Tüm proje türlerinde, mal ve hizmet alımlarına ait satınalma talepleri proje bitiş tarihinden (tez projelerinde normal öğrenim süresi) en geç 2 (iki) ay önce yapılmalıdır.
C4) Talep edilen tüm mal/hizmet vb. alımlarının proje malzeme listesinde bulunması gerekir. Proje önerisi sırasında öngörülmeyen, fakat proje ile ilişkili olduğu ileri sürülen mal, hizmet vb. alım talepleri için yapılan ek malzeme ve ek bütçe talebi kabul edilmez. Proje malzeme listesinde bulunan ve yetersiz kalan mal ve hizmet alımları için ek malzeme/hizmet alımı, ayrıntılı gerekçe belirtilerek ve proforma fatura eklenerek “Ek Malzeme/Hizmet Alımı Talebi” ile yapılabilir. Talep edilen ek malzeme/hizmet alımı için projede yeterli bütçenin bulunması gerekir. Ek bütçe, ek malzeme ve bütçe kalemleri arasında aktarma taleplerinin proje bitiş tarihinden 2 (iki) ay öncesine kadar yapılması gerekir. Ek bütçe talepleri proje bütçesinin %20’sini geçemez.
C5) Proje bitiş tarihinden sonra, tez projelerinde ise savunma tarihinden veya normal öğrenim süresi bitiş tarihinden sonra harcama yapılamaz. Bu maddeye aykırı olarak yapılmış olan harcamalar proje yürütücülerinden tahsil edilir.
C6) Bütçe kalemleri arasında aktarma işlemi, ayrıntılı düzenlenmiş gerekçe kapsamında Komisyon tarafından karara bağlanır.
C7) Kabul edilen ek bütçe ve kalemlerarası aktarma talepleri nedeniyle uygulama ilkelerinde üst harcama limitleri belirtilen yolluk vb. harcama kalemlerinin ödeneklerinde artış yapılamaz.
C8) Satınalma ile temin edilecek her türlü hizmet alımı (anket, numune hazırlama/işleme vb.) piyasa fiyat araştırması yapılıp fatura karşılığında gerçekleştirilir.
C9) Proje kapsamında yer alan ve yurt içinde özel araç kullanarak gerçekleştirilecek kazı, arazi vb. çalışmalar için projede belirtilen miktarı aşmayacak şekilde 6 litre/100 km akaryakıt ödemesi yapılır.
C10) Proje başvurularında ve devam eden projelerde kongre katılımları için Komisyon tarafından belirlenen üst limit dâhilinde ödenek ayrılır. Proje başına katılım ücreti, yolluk ve yevmiye dâhil yurt içi ve yurt dışı üst limit 7.500 TL’dir.
Yolculuk giderleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre bu tutarları aşmayacak şekilde ödenebilecektir. Katılım ücreti, yolluk ve yevmiye giderlerinin ödenebilmesi için gidiş tarihinden önce tüm evrakların (dilekçe, kabul yazısı, Rektörlük Onayı) eksiksiz olarak BAPK Birimine teslim edilmesi gerekir.
C11) Yurt dışı geçici görevlendirmelerde kongre katılım ücreti, yolluk ve yevmiye karşılanır; konaklama vb. giderler ise karşılanmaz. Yurt içi harcamalarda konaklama ücreti de ödenir. Projede görevli ancak Üniversitemiz personeli olmayan araştırmacılara hiçbir ödeme yapılmaz. Projelerde görevli üniversitemiz lisansüstü öğrencileri için ilgili enstitü yönetim kurulu tarafından yapılmış görevlendirme ve düzenlenecek yolluk bildirimi ile ödeme yapılır. Yolculuk tamamlandığında, “Yurt İçi/Yurt Dışı Geçici Görev Yolluk Bildirimi” beyan sahibi tarafından düzenlenir ve birim yetkilisi ile yürütücü tarafından imzalanır. Görevlendirme yazısı ve onayı (harcırah ve katılım giderlerinin ilgili proje bütçesinden karşılanmak üzere görevlendirildiğinin ve yurt içinde uçakla yolculuk yapılacaksa bu hususun belirtildiği birim yönetim kurulu kararı, Rektörlük Onayı), elektronik bilet, biniş kartı, kongre katılım ücretini gösterir fatura/makbuzun aslı (Faturanın mutlaka kongreye katılan personel adına düzenlenmesi gerekmekte olup Üniversite veya birimimiz adına düzenlenen faturalar ödenmemektedir), kongre katılım/sertifika belgesinin aslı ya da fotokopisi (Kongreyi düzenleyen ve katılım belgesini veren kurum ile faturayı düzenleyen kurum aynı olmalı veya kongreyi düzenleyen kurumca faturayı düzenleyen firma yetkilendirilmiş olmalıdır aksi takdirde katılım ücreti ödenemez), tren, vapur bileti vb. (yabancı dilde ise tercümeleri ile birlikte) eklenerek BAPK Birimine teslim edilir. Yurt içi ve yurt dışı tüm görevlendirmelerde, “kongre katılım ücreti, yolluk ve yevmiye …… no’lu projeden karşılanmak üzere” ifadesi yer almadığı takdirde, ödeme yapılmaz.
C12) Yurt dışı yolluk ve katılım giderleri ile çok zorunlu hallerde mal ve hizmet alımları için avans verilebilir. Yurtiçi yolluk ve kongre katılımları için avans verilmez. e-BAP sisteminde ek talepler bölümünde bulunan “Avans/Kredi Talebi” doldurularak belirtilen yurt dışı yolluk giderleri ile mal ve hizmet alımları için (Yönetmeliğin 14. maddesinin 4. fıkrası gereği Merkezi Yönetim Bütçe Kanununa göre iller için belirtilen tutarın 10 katıdır.) avans verilebilir. Arkeolojik kazı, alan araştırması gibi uzun süreli saha çalışması gerektiren projelerde avans limiti bütçe kanununda iller için belirlenen avans limitinin on katıdır. Yolluk avanslarında görevlendirme yazısı ve onayı (harcırah ve katılım giderlerinin ilgili proje bütçesinden karşılanmak üzere görevlendirildiğinin ve yurt içinde uçakla yolculuk yapılacaksa bu hususun belirtildiği birim yönetim kurulu kararı, Rektörlük Onayı) eklenmelidir. Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat edilir:
- a) Yolluk giderleri dışında mal veya hizmet alımı için avans verilmiş ise, yürütücüler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak, en az 3 (üç) teklif/proforma alınır ve avans kapatılırken BAPK Birimine teslim edilir.
- b) Avanstan önce yapılan harcamalara ilişkin belgeler kabul edilmediğinden, yürütücülerin harcamalarını, avans tutarı hesaplarına yatırıldıktan sonra yapmaları gerekir.
- c) Alınan iş avanslarının, hesaba yatırıldığı tarihten itibaren 2 (iki) ay içinde; yurt dışı yolluk avanslarının dönüş tarihinden itibaren 2 (iki) ay içinde ve arkeolojik kazı, alan araştırması vb. için alınan avansların ise hesaba yatırıldığı tarihten itibaren 6 (altı) ay içinde kapatılması gerekir. Belgelerin hazırlanabilmesi ve muhasebeleştirme işlemlerinin yapılabilmesi için, kanıtlayıcı belgeler (fatura bildirim, bilet, katılım belgesi vb. ile artan tutara ait dekont) 2 aylık/6 aylık sürenin bitmesine en az 5 (beş) iş günü kala, BAPK Birimine teslim edilmelidir. Avans alan proje yürütücüleri harcama yetkilisi mutemedi olarak BAP Yönetmeliğinin 14 üncü maddenin 6. fıkrası gereği mahsup süresi sonunda kapatılmayan ön ödeme tutarları ile ilgili olarak mahsup süresi içinde gerçekleşen harcamalar kabul edilir. Kalan tutarlar üzerinden 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz uygulanarak yürütücüden tahsil edilir ve özel hesaba yatırılır.
C13) Proje konusu ile ilişkili olmayan cihaz vb. malzemeler alınmaz. Proje bütçesinden masaüstü ve dizüstü bilgisayar, tablet, yazıcı, harici ve dahili hard disk vb. karşılanmaz. Özellik arz eden durumlarda nihai karar Komisyon tarafından verilir.
C14) Proje bütçelerinden kırtasiye ve kitap alımları desteklenmez, çeviri harcamaları ile kitap basımı ve istatistiki analiz giderleri karşılanmaz. Ancak arşivlerden belge alımı desteklenir.
C15) Proje bütçesini aşan harcamalar için ödeme yapılmaz.
C16) Satın alınan taşınır mallar, Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince “taşınır işlem fişi” düzenlenerek yükseköğretim kurumu envanter kayıtlarına alınır ve yürütücünün bağlı olduğu birime devredilir. Bu kapsamda edinilen dayanıklı taşınırlar, bunları kullanacak proje yürütücüsüne ya da belirleyeceği kişiye “taşınır teslim belgesi” ile ilgili birim tarafından teslim edilir. Tüketime yönelik mal ve malzemeler ise “taşınır işlem fişi” düzenlenerek doğrudan proje yürütücüsünün kullanımına verilir. Proje kapsamında alınan demirbaşlar (cihaz vb.) proje sonuçlandığında ya da yürütücünün üniversiteden ayrılması durumunda görevli olduğu ilgili birim taşınır kayıt kontrol yetkilisine “taşınır işlem fişi/zimmet fişi” ile teslim edilir. Sonuçlanan proje kapsamında alınan demirbaşlar, ilgili birim tarafından uygun koşullar altında diğer araştırmacıların kullanımına sunulur.
C17) BAP Yönergesi 24. ve 25/1 maddelerine göre iptal edilen projelerde satın alınan ve kullanılabilir durumdaki demirbaşlar yürütücünün bağlı olduğu birim tarafından Komisyon kararı ile geri alınır. Arızalı veya kullanılamayacak durumda olan demirbaşların bedelleri ile diğer tüm harcamalar yasal faizi ile birlikte proje yürütücüsünden geri alınır. Yürütücüler 2 yıl süre ile hiçbir proje türünde yeni başvuru yapamaz.
C18) Proje kapsamında belirtilmiş teknik şartları sağlayan mal ve hizmet alımlarının öncelikle üniversitemiz birimlerinden yapılması zorunludur.
C19) Bilimsel etkinlik katılımlarında ilgili etkinliğin en az 5 kez düzenli olarak yapılmasına ve alana odaklı olmasına riayet edilmelidir. Etkinlik katılımı öncesi başvurularda, etkinliğin bu şartları sağladığı belgelendirilmelidir.
C20) Mamul mal alımları kaleminde yapılacak harcamalar için proje başlangıç tarihi itibarıyla azami 3 ay içerisinde satın alma talebinde bulunulmalıdır. Bu süre dışında yapılacak satın alma talepleri için ek ödenek talep edilemez.
(D) PROJE ARA ve SONUÇ RAPORLARI
D1) e-BAP otomasyon sistemine yüklenen ara raporların, projenin işleyişi ile ilgili takibinin yapılabilmesi için iş paketi kapsamında “yapılan çalışmalar” ve “yapılacak çalışmalar” başlıkları altında detaylı yazılması gerekir. Komisyon kararına göre ara raporlar uygun bulunmadığında projeden harcama yapılamaz. Ara raporların otomasyona yüklenmesi yeterli olup, ıslak imzalı teslim edilmesine gerek yoktur.
D2) Üniversitemizden herhangi bir nedenle ayrılan yürütücülerin ayrılmadan önce devam eden veya sonuç raporu teslim edilmemiş projelerine ait sonuç raporlarını teslim etmeleri veya devam eden projelerini devretmeleri gerekmektedir.
D3) Ara rapor ve sonuç raporu süresinde teslim edilmediği takdirde, Yönergenin 24. ve 25. maddelerindeki iptal ve yaptırım hükümleri uygulanır.
Bu uygulama ilkeleri kapsamında yukarıda açıklanan hususlarda tereddüt oluşması halinde, istisnai veya hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri ve BAP Komisyonu kararları geçerlidir.